مدیریت امورعمومی

1-شرح وظایف     

• معاون مدیرورئیس اموراداری
• کارشناس اموراداری
• مسول اموررفاهی
• راهبر اتوماسیون اداری ومسئول حضوروغیاب
• مسئول دبیرخانه
• مسئول بایگانی
• کارپرداز
• مسئول انبار
• انباردار

معاون مدیر ورئیس امور اداری

• دریافت دستور و برنامه کار از مقام مافوق
• تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی و نظارت بر نحوه فعالیت های آن ها از طریق مشخص نمودن هدف فعالیت،نوع فعالیت به منظور افزایش بهره وری، ساده شدن کارها،تعیین دوایرسازمانی، تفکیک واحدها،تخصص افراد
• پیش بینی و برآورد نیروهای انسانی مورد نیاز به منظور تامین و توسعه نیروهای انسانی متخصص وکارآمدبرای رسیدن وضعیت مطلوب سازمان در آینده
• نظارت بر انجام مکاتبات وحسن جریان اموراداری واحدهای تحت سرپرستی از طریق تطبیق عملکرد با استانداردهابه منظورتحقق کارآیی نیروی کار
• شرکت در سمینارها و جلسات تحت نظر مقام مافوق از طریق اطلاع رسانی الکترونیکی به منظور حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری
• نظارت و سرپرستی بر قسمت های تابعه امور اداری محل خدمتی از طریق چک لیست های نظارتیبه منظور حسن انجام خدمات و افزایش رضایت مشتریان درون و برون‌سازمانی
• اتخاد تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری و پیشنهاد به مقام مافوق از طریق اجرای پروژه های بهبود مدیریت وتحول اداری به منظور بهبود وگسترش عرصه‌های جدید ارائه سطح کیفی خدمات با بهره‌گیری مناسب از ظرفیت‌ها و امکانات فناوری نوین
• نظارت بر صدور کلیه احکام کارگزینی کارکنان واحد محل خدمت(استخدام ، ترفیعات،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه) و بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری
• نظارت بر انجام حضور و غیاب کارکنان
• فراهم آوردن امکانات رفاهی برای کارکنان از طریق اجرای مقررات و بخشنامه های مربوطه
• تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به مقام مافوق
• ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان
• پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی موردنیاز

شرح وظایف کارکنان امور اداری

• دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
• مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل
• تهیه پیشنویس های خلاصه پرونده استخدامی و هم‌چنین پیشنویس های انتقال ، ماموریت، بازنشستگی،و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به کارکنان قراردادی و شرکتی
• صدور تمامی احکام کارگزینی کارکنان واحد محل خدمت(استخدام،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه)
• بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها
• تهیه و نگه داری آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات سازمانی
• انجام امور مربوط به ارزشیابی و تمدید قرارداد
• تهیه و تنظیم شناسنامه های آموزشی کارکنان و ارسال صورتجلسات آموزشی جهت صدور احکام حقوقی
• تهیه و تنظیم شناسنامه های پرسنلی و ارزشیابی کارکنان
• تهیه اطلاعات و آمار های ماهانه ، فصلی ، سالانه کارکنان
• پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
• تهیه فرآیندهای امور اداری
• انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.

شرح وظایف مسئول امور رفاهی

• دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
• اجرای دستور العمل ها و بخشنامه های صادره در زمینه خدمات رفاهی و تعاونی کارکنان
• انجام امور مربوط به تعاون ، بیمه و رفاه بیمه خدمات درمانی و تکمیلی و غیر درمانی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
• انجام امور انواع وام های اعطائی،تسهیلات خرید خودرو ، ضروری ، کمک هزینه ها ،کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
• انجام امور مربوط به مسافرت های سیاحتی و زیارتی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
• انجام امور مربوط به دانش آموزان ممتاز.
• تهیه بانک های اطلاعاتی رفاهی .
• تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
• پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز

شرح وظایف راهبر اتوماسیون اداری ومسئول حضوروغیاب

• دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.
• انجام امور مربوط به ساختار تشکیلاتی سازمان الکترونیک برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی
• رفع اشکال و عیب یابی نرم افزارهای سازمان الکترونیک
• تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
• ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
• پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
• انجام امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان( تا زمان تفویض کامل امور به افراد معرفی شده مسئولین ).
• انجام امور مربوط به مرخصی‌ها (بازخرید، اعلام مانده مرخصی،... غیره) کارکنان.
• تهیه گزارش کارکرد ماهانه.
• اعلام مرخصی های بیش از حد مجاز کارکنان در طول سال و استفاده از ذخیره های مرخصی و یا استفاده از مرخصی بدون حقوق .
• آموزش های لازم جهت کاربری سیستم حضور و غیاب کاربران (کارکنان و اعضاء هیات علمی).

شرح وظایف مسئول بایگانی

• دریافت خط مشی و دستور العمل‌های لازم از رئیس امور اداری
• حفظ و نگه داری نامه ها، اوراق ،اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق با مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط براساس روش تعیین شده
• صورت برداری و تهیه چک لیست ، طبقه بندی ، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستور العمل های مربوط برحسب نیاز و ضرورت در آرشیو مجازی
• تهیه و تشکیل پرونده های جدید
• تحویل پرونده ها به واحدهای مجاز درخواست کننده
• تحویل پرونده به واحدهای مجاز درخواست کننده
• برگ شماری و پشت نمره کردن اوراق پرونده ها با درج مهر واحد بایگانی
• آماده کردن پرونده هایی که بایستی به خارج از اداره ارسال گردد (شمارش اوراق، لاک و مهر کردن و تهیه فهرست)

شرح وظایف مسئول دبیرخانه

• دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.
• ثبت تمامی نامه های وارده و صادره.
• کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن.
• ارجاع و بازبینی تمامی مکاتبات و تفکیک تمام نامه ها و ضمائم آن.
• بررسی نامه های پستی و آماده سازی جهت پست.
• پاسخ گویی ارباب رجوع.
• اسکن مدارک مورد نیاز..

شرح وظایف دبیرخانه

• کسب خط مشی و دستور العملهای لازم از مافوق.
•  ثبت نامه های وارده از طریق رایانه یا دفاتر مربوطه،ذکرشماره،کدواحدگیرنده نامه ها،تاریخ ثبت نامه ها در دفتر و عنوان فرستنده آن .
•  ثبت خلاصه نامه و شماره آن در دفتر مربوطه با رایانه .
•  ثبت شماره برروی نامه های وارده
•  تفکیک و توزیع نامه های صادره و وارده به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
• حفظ و نگهداری نامه اوراق اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط روش تعیین شده.
• همکاری در پیوست کردن پرونده ها با سوابق مربوط به نامه ها.
• انجام سایر اموری که در راستای اهداف وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف موافق انجام می شود.

شرح وظایف کارپرداز

• دریافت دستور و برنامه کار از سرپرست مربوطه
• استعلام حداقل بها قبل از خرید اجناس و لوازم و گزارش آن به سرپرست مربوطه
• تهیه برگ استعلام بها و تکمیل جدول مقایسه ای براساس استعلام بها مطابق مفاد آیین نامه های مورد عمل
• اطلاع دقیق و کامل از نرخ و تخفیف اجناس خریداری شده و حصول اطمینان از اجناس خریداری شده طبق مشخصات مندرج در برگ درخواست و تهیه آن با مناسب ترین قیمت
• تهیه نمونه کالا از نظر تطبیق با مشخصات مورد تقاضا و ارائه آن به سرپرست مربوطه
• ترتیب حمل اجناس خریداری شده به واحد انبار
• تحویل اجناس خریداری شده به انبار در مقابل اخذ رسید و قبض انبار و ارائه یک نسخه از برگ درخواست جنس به همراه فاکتور خرید و یک نسخه از برگ سفارش خرید به حسابداری واحد
• کوشش در انتخاب مرغوب ترین نوع کالا و مواد مورد خریداری
• تنظیم فهرست مواد و کالاهای خریداری شده با قیمت های پرداختی و انطباق اسناد با فاکتور
• دریافت استعلام بها پس از تامین اعتبار و دریافت تنخواه گردان لازم از حسابداری به منظور خرید اجناس

شرح وظایف مسئول انبار

• دریافت خط مشی و دستور العمل های لازم از سرپرست مربوطه
• نظارت بر تمامی فعالیت ها و اجرای کامل مقررات مالی و انبارداری در انبارهای تحت سرپرستی و ارائه راهنمایی های لازم به کارکنان تحت نظارت
• تعیین محل مناسب جهت انبار کردن انواع کالا و مواد با توجه به نوع، وزن ، حجم و کثرت مصرف آن ها
• مراقبت در حفاظت و ایمنی انبارها از لحاظ جلوگیری از فساد و شکستگی و سایر خطرات احتمالی
• تحویل و کنترل اقلام وارده و امضاء قبوض ، فرم ها و صورتجلسه های مربوطه
• رسیدگی به موجودی انبارها و مطلع ساختن کارپرداز جهت تجدید سفارش
• صورت برداری از موجودی انبارها در فواصل معین
• مراقبت بر شمارش و بسته بندی و حمل کالا
• تطبیق کالای خریداری شده و تحویل شده به انبار با نمونه اصلی
• نظارت در ورود و خروج لوازم و اجناس و کالا و امضا تمامی اسناد مربوطه
• نظارت در صحت صدور قبوض در حواله جات انبار

شرح وظایف انباردار

• دریافت دستور و برنامه کار از سرپرست مربوطه
• برقراری ،تنظیم و ترتیب نگه داری و حفاظت اجناس و موجودی های انبارها به نحو مطلوب
• دقت در نقل و انتقال اجناس و مواد انبارها و رعایت اصول و نکات انبارداری در مورد تمام اقلام موجود در انبار
• طبقه بندی و شماره گذاری اجناس و مواد انبارها طبق روش های مصوب
• رعایت اصول بهداشتی و ایمنی و حفاظتی و پیش بینی های لازم برای جلوگیری از بروز حوادث احتمالی مانند آتش سوزی در مورد اجناس نگه داری شده در انبارها
• گزارش موجودی کالاهای مختلف براساس کارت ها و دفاتر مربوط و اعلام به موقع لزوم سفارش کالا براساس روش کار
• کنترل کالاها در هنگام تحویل و تحول از لحاظ انطباق کمی و کیفی با نمونه ها و مشخصات مندرج در حواله و اسناد و اعلام موجودی به سرپرست مربوطه
• تنظیم اسناد ، تحویل و تحول کالا و ارایه رسید به تحویل دهندگان و اخذ رسید از تحویل گیرنده
• کنترل فاکتورها و حواله ها و سفارش های کالا به منظور اطمینان از صحت آن ها و تنظیم اسناد مربوطه
• تماس با حسابداری و مامور خرید به منظور دادن گزارش مالی انبار و قیمت اجناس ورودی به انبار و نیازمندی ها

2-قوانین ومقررات

• قانون مدیریت خدمات کشوری(فایل پیوست)
• جداول امتیازات فصل دهم قانون مدیریت خدمات کشوری(فایل پیوست)

3-بخشنامه های اداری

• بخشنامه های اداره امورهیأت علمی (لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
• بخشنامه های اداره استخدام (لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
• بخشنامه های اداره طرح(لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
• بخشنامه های اداره کارگزینی اداری(لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
• بخشنامه های اداره بازنشستگی (لینک شود به سایت مدیریت توسعه)

4-فرآیندها