معاون مدیر ورئیس امور اداری
- دریافت دستور و برنامه کار از مقام مافوق
- تقسیم کار بین کارکنان تحت سرپرستی و نظارت بر نحوه فعالیت های آن ها از طریق مشخص نمودن هدف فعالیت،نوع فعالیت به منظور افزایش بهره وری، ساده شدن کارها،تعیین دوایرسازمانی، تفکیک واحدها،تخصص افراد
- پیش بینی و برآورد نیروهای انسانی مورد نیاز به منظور تامین و توسعه نیروهای انسانی متخصص وکارآمدبرای رسیدن وضعیت مطلوب سازمان در آینده
- نظارت بر انجام مکاتبات وحسن جریان اموراداری واحدهای تحت سرپرستی از طریق تطبیق عملکرد با استانداردهابه منظورتحقق کارآیی نیروی کار
- شرکت در سمینارها و جلسات تحت نظر مقام مافوق از طریق اطلاع رسانی الکترونیکی به منظور حل مشکلات یا اخذ تصمیمات کاری
- نظارت و سرپرستی بر قسمت های تابعه امور اداری محل خدمتی از طریق چک لیست های نظارتیبه منظور حسن انجام خدمات و افزایش رضایت مشتریان درون و برون‌سازمانی
- اتخاد تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری و پیشنهاد به مقام مافوق از طریق اجرای پروژه های بهبود مدیریت وتحول اداری به منظور بهبود وگسترش عرصه‌های جدید ارائه سطح کیفی خدمات با بهره‌گیری مناسب از ظرفیت‌ها و امکانات فناوری نوین
- نظارت بر صدور کلیه احکام کارگزینی کارکنان واحد محل خدمت(استخدام ، ترفیعات،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه) و بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها از طریق سازمان الکترونیکی به منظور رعایت آیین نامه ها و دستورالعمل های جاری
- نظارت بر انجام حضور و غیاب کارکنان
- فراهم آوردن امکانات رفاهی برای کارکنان از طریق اجرای مقررات و بخشنامه های مربوطه
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به مقام مافوق
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین و تکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی موردنیاز
شرح وظایف کارکنان امور اداری
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- مطالعه قوانین و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل
- تهیه پیشنویس های خلاصه پرونده استخدامی و هم‌چنین پیشنویس های انتقال ، ماموریت، بازنشستگی،و نظیر آن با ابلاغ مقام ما فوق و رعایت قوانین و مقررات مربوطه جهت صدور احکام مربوط به کارکنان قراردادی و شرکتی
- صدور تمامی احکام کارگزینی کارکنان واحد محل خدمت(استخدام،حقوق و مزایا،ماموریت آموزشی،عائله مندی و اولاد،طبقه،رتبه)
- بررسی پیشنهادهای انتصاب و انتقال کارکنان به سایر واحدها
- تهیه و نگه داری آمار پست های بلاتصدی به تفکیک واحدهای تابعه دانشکده و به روز رسانی تشکیلات سازمانی
- انجام امور مربوط به ارزشیابی و تمدید قرارداد
- تهیه و تنظیم شناسنامه های آموزشی کارکنان و ارسال صورتجلسات آموزشی جهت صدور احکام حقوقی
- تهیه و تنظیم شناسنامه های پرسنلی و ارزشیابی کارکنان
- تهیه اطلاعات و آمار های ماهانه ، فصلی ، سالانه کارکنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- تهیه فرآیندهای امور اداری
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف و وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف مافوق ارجاع می شود.
شرح وظایف مسئول امور رفاهی
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس امور اداری
- اجرای دستور العمل ها و بخشنامه های صادره در زمینه خدمات رفاهی و تعاونی کارکنان
- انجام امور مربوط به تعاون ، بیمه و رفاه بیمه خدمات درمانی و تکمیلی و غیر درمانی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
- انجام امور انواع وام های اعطائی،تسهیلات خرید خودرو ، ضروری ، کمک هزینه ها ،کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
- انجام امور مربوط به مسافرت های سیاحتی و زیارتی کارکنان، ایثارگران و اعضاء هیات علمی.
- انجام امور مربوط به دانش آموزان ممتاز.
- تهیه بانک های اطلاعاتی رفاهی .
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
شرح وظایف راهبر اتوماسیون اداری ومسئول حضوروغیاب
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.
- انجام امور مربوط به ساختار تشکیلاتی سازمان الکترونیک برای تمامی کارکنان و اعضاء هیات علمی
- رفع اشکال و عیب یابی نرم افزارهای سازمان الکترونیک
- تهیه گزارش از مشکلات ،فعالیت ها و پیشرفت های امور مربوطه به رئیس امور اداری
- ترویج فرهنگ نحوه رفتار شایسته با مراجعین وتکریم آنان
- پایش مستمر تمامی فرآیندهای کاری مربوطه و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
- انجام امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان( تا زمان تفویض کامل امور به افراد معرفی شده مسئولین ).
- انجام امور مربوط به مرخصی‌ها (بازخرید، اعلام مانده مرخصی،... غیره) کارکنان.
- تهیه گزارش کارکرد ماهانه.
- اعلام مرخصی های بیش از حد مجاز کارکنان در طول سال و استفاده از ذخیره های مرخصی و یا استفاده از مرخصی بدون حقوق .
- آموزش های لازم جهت کاربری سیستم حضور و غیاب کاربران (کارکنان و اعضاء هیات علمی).
شرح وظایف مسئول بایگانی
- دریافت خط مشی و دستور العملهای لازم از رئیس امور اداری
- حفظ و نگه داری نامه ها، اوراق ،اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق با مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط براساس روش تعیین شده
- صورت برداری و تهیه چک لیست ، طبقه بندی ، کدگذاری و بایگانی پرونده ها طبق دستور العمل های مربوط برحسب نیاز و ضرورت در آرشیو مجازی
- تهیه و تشکیل پرونده های جدید
- تحویل پرونده ها به واحدهای مجاز درخواست کننده
- تحویل پرونده به واحدهای مجاز درخواست کننده
- برگ شماری و پشت نمره کردن اوراق پرونده ها با درج مهر واحد بایگانی
- آماده کردن پرونده هایی که بایستی به خارج از اداره ارسال گردد (شمارش اوراق، لاک و مهر کردن و تهیه فهرست)
شرح وظایف مسئول دبیرخانه
- دریافت دستور و برنامه کار از رئیس اداره امور اداری.
- ثبت تمامی نامه های وارده و صادره.
- کنترل تمامی ضمائم نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آن.
- ارجاع و بازبینی تمامی مکاتبات و تفکیک تمام نامه ها و ضمائم آن.
- بررسی نامه های پستی و آماده سازی جهت پست.
- پاسخ گویی ارباب رجوع.
- اسکن مدارک مورد نیاز..
شرح وظایف دبیرخانه
- کسب خط مشی و دستور العملهای لازم از مافوق.
- ثبت نامه های وارده از طریق رایانه یا دفاتر مربوطه،ذکرشماره،کدواحدگیرنده نامه ها،تاریخ ثبت نامه ها در دفتر و عنوان فرستنده آن .
- ثبت خلاصه نامه و شماره آن در دفتر مربوطه با رایانه .
- ثبت شماره برروی نامه های وارده
- تفکیک و توزیع نامه های صادره و وارده به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها.
- حفظ و نگهداری نامه اوراق اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوط روش تعیین شده.
- همکاری در پیوست کردن پرونده ها با سوابق مربوط به نامه ها.
- انجام سایر اموری که در راستای اهداف وظایف واحد فوق الذکر و پست سازمانی مربوطه از طرف موافق انجام می شود.
شرح وظایف کارپرداز
- دریافت دستور و برنامه کار از سرپرست مربوطه
- استعلام حداقل بها قبل از خرید اجناس و لوازم و گزارش آن به سرپرست مربوطه
- تهیه برگ استعلام بها و تکمیل جدول مقایسه ای براساس استعلام بها مطابق مفاد آیین نامه های مورد عمل
- اطلاع دقیق و کامل از نرخ و تخفیف اجناس خریداری شده و حصول اطمینان از اجناس خریداری شده طبق مشخصات مندرج در برگ درخواست و تهیه آن با مناسب ترین قیمت
- تهیه نمونه کالا از نظر تطبیق با مشخصات مورد تقاضا و ارائه آن به سرپرست مربوطه
- ترتیب حمل اجناس خریداری شده به واحد انبار
- تحویل اجناس خریداری شده به انبار در مقابل اخذ رسید و قبض انبار و ارائه یک نسخه از برگ درخواست جنس به همراه فاکتور خرید و یک نسخه از برگ سفارش خرید به حسابداری واحد
- کوشش در انتخاب مرغوب ترین نوع کالا و مواد مورد خریداری
- تنظیم فهرست مواد و کالاهای خریداری شده با قیمت های پرداختی و انطباق اسناد با فاکتور
- دریافت استعلام بها پس از تامین اعتبار و دریافت تنخواه گردان لازم از حسابداری به منظور خرید اجناس
شرح وظایف مسئول انبار
- دریافت خط مشی و دستور العمل های لازم از سرپرست مربوطه
- نظارت بر تمامی فعالیت ها و اجرای کامل مقررات مالی و انبارداری در انبارهای تحت سرپرستی و ارائه راهنمایی های لازم به کارکنان تحت نظارت
- تعیین محل مناسب جهت انبار کردن انواع کالا و مواد با توجه به نوع، وزن ، حجم و کثرت مصرف آن ها
- مراقبت در حفاظت و ایمنی انبارها از لحاظ جلوگیری از فساد و شکستگی و سایر خطرات احتمالی
- تحویل و کنترل اقلام وارده و امضاء قبوض ، فرم ها و صورتجلسه های مربوطه
- رسیدگی به موجودی انبارها و مطلع ساختن کارپرداز جهت تجدید سفارش
- صورت برداری از موجودی انبارها در فواصل معین
- مراقبت بر شمارش و بسته بندی و حمل کالا
- تطبیق کالای خریداری شده و تحویل شده به انبار با نمونه اصلی
- نظارت در ورود و خروج لوازم و اجناس و کالا و امضا تمامی اسناد مربوطه
- نظارت در صحت صدور قبوض در حواله جات انبار
شرح وظایف انباردار
- دریافت دستور و برنامه کار از سرپرست مربوطه
- برقراری ،تنظیم و ترتیب نگه داری و حفاظت اجناس و موجودی های انبارها به نحو مطلوب
- دقت در نقل و انتقال اجناس و مواد انبارها و رعایت اصول و نکات انبارداری در مورد تمام اقلام موجود در انبار
- طبقه بندی و شماره گذاری اجناس و مواد انبارها طبق روش های مصوب
- رعایت اصول بهداشتی و ایمنی و حفاظتی و پیش بینی های لازم برای جلوگیری از بروز حوادث احتمالی مانند آتش سوزی در مورد اجناس نگه داری شده در انبارها
- گزارش موجودی کالاهای مختلف براساس کارت ها و دفاتر مربوط و اعلام به موقع لزوم سفارش کالا براساس روش کار
- کنترل کالاها در هنگام تحویل و تحول از لحاظ انطباق کمی و کیفی با نمونه ها و مشخصات مندرج در حواله و اسناد و اعلام موجودی به سرپرست مربوطه
- تنظیم اسناد ، تحویل و تحول کالا و ارایه رسید به تحویل دهندگان و اخذ رسید از تحویل گیرنده
- کنترل فاکتورها و حواله ها و سفارش های کالا به منظور اطمینان از صحت آن ها و تنظیم اسناد مربوطه
- تماس با حسابداری و مامور خرید به منظور دادن گزارش مالی انبار و قیمت اجناس ورودی به انبار و نیازمندی ها
2-قوانین ومقررات
- قانون مدیریت خدمات کشوری(فایل پیوست)
- جداول امتیازات فصل دهم قانون مدیریت خدمات کشوری(فایل پیوست)
3-بخشنامه های اداری
- بخشنامه های اداره امورهیأت علمی (لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
- بخشنامه های اداره استخدام (لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
- بخشنامه های اداره طرح(لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
- بخشنامه های اداره کارگزینی اداری(لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
- بخشنامه های اداره بازنشستگی (لینک شود به سایت مدیریت توسعه)
4-فرآیندها